머리말

1. 서류철 정리의 중요성

2. 서류철 정리의 의의

3. 서류철 정리의 원칙

4. 서류철 정리방법과 기호설정

5. 기본 숫자표

6. 홀다의 사용법

7. 서류철 보존의 원칙

8. 서류철 보존기간의 서류철의 폐기

맺는말

참고도서

1. 머 리 말

전문직 간사들은 능숙한 문서처리 절차가 효율적인 YMCA운영에 얼마나 공헌하는지 그 가치를 잘 이해할 수 있을 것이다.

다음에 기술한 것은, 어떤 상아탑에서 모인 위원회가 작성한 이론적 획책이 아니며, 내 자신 실무와 비서교육 등을 통해서 얻어진 경험의 소산이다. 미국에서는 이미 시애틀 YMCA가 처음으로 서류철 정리법을 정하고, 시도하였으며, 나중에는 북서부 태평양지역의 여러 YMCA에서도 이것을 사용하게 되었다.

어떤 분은 “YMCA에 서류철 정리법이 무슨 소용이 있는가?”라고 물을지도 모른다. 그러나 이 물음에 대한 대답은 분명하다.

YMCA의 모든 문서가 적당히 철해졌을 때 보다, 서류가 정리되어 있을 때 더 큰 효율이 생기는 것이다. 각 부서의 문서철을 모든 직원들(전문직 간사 및 사무직원들)이 다 잘 알고 있다면, 서류로 인해서 생기는 사무적인 혼란은 없어질 것이다. 더구나 YMCA내의 직원이동이 지금처럼 자주 일어나고 있는 이 때, 서류철 정리를 잘 한다는 것이 얼마나 중요한 것인지 모르겠다. 아마도 잘 철해진 서류들은 더 쉽게 이용될 수 있고, 더 유용하게 쓰일 것이다. 또한 내가 필요한 서류들은 내 자신의 서류철에서 뿐만 아니라, 나의 동료들의 서류철 중에서도 찾아낼 수 있게 될 것이다.

전 세계의 큰 회사들은 자기네들 나름대로의 서류철 정리양식을 표준화 하고 있다. YMCA도 그와 같이 함으로서 혜택을 볼 수 있다. YMCA가 서류철 정리양식을 표준화 하는 일은 그렇게 어려운 일이 아니다.

서류철을 정리하는데 큰 지장이 있다면, 그것은 다만 직원들의 그것에 대한 태도일 뿐이다. 약간의 용기만 북돋아 준다면, 사무직원들은 그리 시간을 많이 쓰지 않고 모든 것을 해낼 것이다. 서류철 정리에는 어떤 큰 기술이나 자료가 필요한 것이 아니며, 다만 그것을 만들어 놓는데 시간이 좀 걸릴 뿐이다.

내가 새로 취임 했을 때, 우리가 해야 할 첫 번 일은 YMCA내의 모든 서류철을 정리하는 것이라고 나는 생각했다. 그래서 나는 서류철 정리의 중요성, 의의, 원칙, 서류철 분류방법과 기호설정, 홀다의 사용법 서류철 보존원칙과 그 기간 및 폐기에 대하여 간단히 생각해 보기로 하였다.

2. 1. 서류철 정리의 중요성

여러 YMCA에서는 임의대로 서류를 정리하여 사용하고 있다.

일반적인 경우를 보면, 서류를 정리해 놓은 사람만이 그것을 쓸 수 있다. 그래서 직원이동이 있었을 때나, 몇 사람이 그 서류를 같이 써야만 할 경우나, 서류의 감사를 받아야 할 때는 이런 서류철 때문에 많은 시간과 정력을 허비하고 있으며, 중요한 서류를 분실하거나 쉽게 찾아보지 못하고 있다. 결과적으로, 새 직원들이 해야 할 첫 일은 자기가 사용할 서류철을 만드는 것이다. 그러므로 , 우리는 어느YMCA에서나 사용할 수 있는 서류철 정리에 대하여 생각해 보아야만 되겠다.

서류철은 사무활동의 중요한 매체(Medium)가 되는 것이다. 따라서 서류철 정리란 사무활

YMCA 기준 서류철 작성에 관한 제언(원치호).hwp